27/04/2010 09:00

Handreiking open documentstandaarden voor de overheid

Op 27 april 2010 is de ‘Handreiking open documentstandaarden voor de overheid’ (PDF, 1,2 MB) Handreiking open documentstandaarden voor de overheidverschenen, een publicatie met als doel om organisaties, en hun bestuurders, te helpen om te snappen hoe open standaarden voor documenten (ODF, PDF/A-1 en PDF1.7) kunnen worden gebruikt. ‘Zodat hun informatie zo kan worden georganiseerd en aangeboden dat verschillende ontvangers er probleemloos mee kunnen werken. Nu en in de toekomst’, zo laat Bert Bakker in het voorwoord optekenen. Bakker is voorzitter van de OpenDoc Society, een van de partijen die heeft meegewerkt aan de totstandkoming van de uitgave.  

Naast OpenDoc Society is meegewerkt aan de handreiking door de Koninklijke Bibliotheek, het Nationaal Archief, e-Overheid voor Burgers (Webrichtlijnen), de gemeenten Ede, Woerden, Gouda en Assen, KING (Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten), Vereniging van Nederlandse Gemeenten, OpenDoc Society, Digitaal Erfgoed Nederland, SABIC, Adobe, DO Consultancy en het ministerie van Justitie. De uitgave, een coproductie van het programmabureau NOiV en het Forum Standaardisatie, richt zich met name op coördinatoren, hoofden I&A en IT-architecten van overheden die op zoek zijn naar een eerste introductie op dit onderwerp. Volgens de makers van de publicatie zijn zij in eerste instantie verantwoordelijk voor een goede invoering en borging van standaarden op het gebied van gegevensopslag in hun organisatie.

Download Handreiking open documentstandaarden voor de overheid’


Voorwoord Bert Bakker


Bert BakkerDe vanzelfsprekendheid waarmee we een vrijwel onophoudelijke stroom documenten vanaf onze computers digitaal de wereld inschieten, heeft het risico dat we ons er niet van bewust zijn wat dat soms voor ergernis en ongemak betekent voor anderen. Een gemeenteraadslid dat reizend in het openbaar vervoer via haar netbook vanaf het intranet de raadstukken wil doorlezen, en ontdekt dat daar aparte software voor nodig is die alleen maar op PC's met een bepaald besturingssysteem draait. Een blinde burger die na een wob-verzoek een onleesbare stapel printjes met weggewitte stukken tekst krijgt. Een digitale brochure gericht op jongeren die niet vanaf de mobiele telefoon te lezen valt. Een archivaris die documenten toegespeeld krijgt in een fragiel toepassingseigen formaat. Enzovoort.

Als publiek gefinancierde organisaties kunnen we geen willekeurig onderscheid maken tussen verschillende mensen, tussen mensen zonder en met handicap, tussen arm en rijk of tussen de klanten van IT-leverancier A en B. En al evenmin tussen gebruikers in deze generatie en die van een volgende. Documenten moeten redelijkerwijs toegankelijk zijn voor iedereen, binnen en buiten onze organisaties, nu en later. Want in de informatieketens waarin we ons werk doen is het document dat voor de een 'klaar' is, het uitgangspunt voor het werk van de ander.

Gelukkig zijn er open standaarden zoals ODF en PDF waar we op terug kunnen vallen om op een duurzame en goed toegankelijke manier onze informatie op te slaan en te delen. Dergelijke standaarden zijn neutraal en toekomstvast, en helpen overheden om te voldoen aan de wettelijke eisen op het gebied van bijvoorbeeld toegankelijkheid en duurzame archivering.

En is dat nou moeilijk? Dat valt reuze mee. Dit handzame boekje helpt organisaties en hun bestuurders om te snappen hoe open standaarden voor documenten kunnen worden gebruikt. Zodat hun informatie zo kan worden georganiseerd en aangeboden dat verschillende ontvangers er probleemloos mee kunnen werken - nu en in de toekomst. Het boekje gaat ook in op concrete vragen, en op hoe open standaarden toe te passen op de meest geëigende en kostenefficiënte manier.

Open standaarden vormen een belangrijke bouwsteen van onze digitale samenleving. Als voorzitter van OpenDoc Society ben ik blij dat onze overheid actief werkt aan een kwaliteitsverbetering op dit punt, onder meer via het actieplan Nederland Open in Verbinding en het werk van het Forum Standaardisatie. Doet uw organisatie ook mee?

Bert Bakker
Voorzitter OpenDoc Society